La un magazin online la început de drum, facturarea reprezintă rareori o provocare serioasă. La câteva comenzi pe zi, întocmirea și trimiterea documentelor poate fi gestionată și manual, dar la un trafic mai mare e nevoie deja de un cu totul alt sistem. La cincizeci, o sută sau chiar câteva sute de comenzi, facturarea trebuie să funcționeze rapid, exact și, pe cât posibil, cu cât mai puține intervenții manuale.
În acest moment, cea mai importantă întrebare nu mai e ce program de facturare produce un PDF frumos, ci cât de bine poate colabora cu webshopul, cu sistemul de plată, cu contabilitatea și cu soluțiile autorității fiscale din țara respectivă. Cu cât volumul de comenzi e mai mare, cu atât mai important e să nu trebuiască să înregistrezi aceleași date separat în mai multe sisteme.
Vânzarea internațională aduce sarcini suplimentare, pentru că te poți întâlni cu reguli și sisteme diferite de la țară la țară. În Ungaria, de exemplu, Billingo și sistemul NAV Online Számla sunt determinante, în timp ce în Serbia un element important al facturării electronice e E-Faktura, cu numele oficial Sistem elektronskih faktura (SEF).
Din perspectiva Sellvio, facturarea electronică nu înseamnă de aceea pur și simplu conectarea unui serviciu extern. Scopul e ca datele deja disponibile la momentul comenzii să ajungă automat în sistemul de facturare potrivit, respectiv ca procesul să funcționeze fiabil și la un trafic mai mare sau la deservirea mai multor țări.
Facturarea e azi deja parte a infrastructurii webshopului
Mulți comercianți tratează încă facturarea ca pe o sarcină administrativă separată: sosește comanda, cineva deschide programul de facturare, copiază datele, întocmește documentul, apoi îl trimite cumpărătorului. Asta poate funcționa la un trafic mai mic, dar fiecare pas manual crește șansa de eroare, fie că e vorba de un nume scris greșit, de un cod fiscal greșit, de o metodă de plată eronată sau pur și simplu de o factură uitată.
Într-un webshop bine construit, facturarea nu mai e de aceea un proces separat. Factura se întocmește din aceleași date pe care cumpărătorul le-a furnizat deja în timpul comenzii, astfel nu e nevoie de copieri inutile de date, iar riscul erorilor administrative e semnificativ mai mic.
În sistemul Sellvio, comenzile webshopului pot fi conectate cu sistemele de facturare și ERP suportate. Sunt disponibile deopotrivă soluții maghiare și sârbești, dar e important de avut în vedere că integrările pot diferi de la țară la țară.
„Facturarea fără granițe” nu înseamnă un program de facturare universal
La vânzarea internațională nu e neapărat cea mai bună soluție să încerci să folosești un singur sistem de facturare în toate țările. Cerințele de impozitare, facturare și raportare electronică a datelor pot diferi semnificativ de la o piață la alta.
Sellvio construiește de aceea pe integrări diferite de la țară la țară. Asta arată bine cum merită gândită funcționarea internațională: nu trebuie impus un singur program de facturare pe toate piețele, ci construită o infrastructură de webshop capabilă să se conecteze la sistemele financiare și de facturare folosite în țara respectivă.
Factura electronică, programul de facturare online și raportarea către NAV: nu sunt același lucru
Aceste noțiuni merită tratate separat, pentru că faptul că emiți o factură cu un program de facturare online nu înseamnă neapărat o factură electronică în sens juridic. În Ungaria, în plus, o chestiune separată de asta e și raportarea online a datelor facturilor către NAV.
Potrivit prevederilor NAV, trebuie raportate datele despre facturile, documentele de modificare și de anulare cărora li se aplică regulile de facturare ale legii maghiare a TVA. Asta se face prin sistemul Online Számla.
La facturile electronice trebuie asigurate, în plus, pe durata perioadei de păstrare, autenticitatea originii facturii, integritatea conținutului de date și lizibilitatea. Acestea nu mai sunt simple detalii tehnice, ci cerințe fundamentale ale facturării electronice conforme. Deci facturarea electronică înseamnă mult mai mult decât să trimiți cumpărătorului factura în PDF.
Billingo și Sellvio
Billingo e una dintre cunoscutele soluții de facturare online ale comercianților online maghiari, care poate fi conectată prin API la webshopuri, CRM-uri și alte sisteme de business. Cu ajutorul actualului REST API 3.0 poate fi automatizată, printre altele, și emiterea facturilor.
În mediul de webshop exact asta e esența. Nu contează cât de repede poți întocmi manual o factură din câteva clicuri, ci dacă e nevoie, în general, să înregistrezi din nou datele deja furnizate la comandă.
Cum funcționează toate astea în Sellvio?
Pentru integrarea Billingo trebuie configurate, printre altele, o cheie API V3, o serie de facturi și un termen de plată. După aceea, facturarea poate fi pornită direct din interfața de administrare a comenzii.
Sistemul transmite către Billingo datele comenzii necesare întocmirii facturii – de exemplu metoda de plată, data livrării, termenul de plată, rotunjirea sau observația. Documentul creat apare apoi și în contul Billingo și e disponibil și în format PDF.
Adevăratul avantaj nu e însă PDF-ul în sine, ci faptul că datele deja disponibile în webshop nu trebuie procesate manual încă o dată. Asta transformă programul de facturare dintr-un simplu instrument administrativ într-o adevărată integrare de e-commerce.
Valută, limbă și cumpărători străini
Putem fi siguri că la vânzarea internațională apar rapid întrebări care la un webshop intern sunt mai puțin accentuate. Astfel sunt, de exemplu, facturarea în valută, limba facturii, gestionarea diferitelor metode de plată, respectiv felul în care se face modificarea sau stornarea unei comenzi. E foarte important să clarificăm acestea încă înainte de lansarea webshopului.
Billingo suportă și facturarea în mai multe valute, ba chiar, la anumite integrări, există posibilitatea emiterii de facturi multilingve. Un proces de facturare internațional nu devine însă adecvat doar prin faptul că sistemul poate emite tehnic facturi în euro. Cota de TVA aplicabilă, folosirea OSS, obligația de facturare și prevederile țării de destinație respective depind întotdeauna de funcționarea concretă a afacerii. Tehnologia poate automatiza procesul corect construit, dar duce mai departe la fel de consecvent și o setare greșită, de aceea la întrebările financiare trebuie să avem în orice caz un răspuns sigur.
Înaintea unei extinderi externe mai serioase merită verificate setările de facturare și fiscale și cu un contabil sau un consultant fiscal.
În Serbia te așteaptă o lume puțin diferită: E-Faktura și SEF
Dacă vinzi și în Serbia, te poți întâlni repede cu expresiile E-Faktura și SEF. E important însă de văzut că asta nu e aceeași categorie ca, de exemplu, Billingo: în timp ce acesta din urmă e o platformă comercială de facturare și financiară, sârbescul Sistem elektronskih faktura (SEF) e un sistem de stat de facturare electronică.
SEF servește la trimiterea, primirea, procesarea și stocarea facturilor electronice și poate fi conectat prin API și cu sisteme externe. Asta arată și cum se schimbă rolul facturării: factura e tot mai puțin un simplu document, ci o dată structurată, pe care diferite sisteme o procesează automat.
Sellvio asigură pentru webshopurile din Serbia și o integrare directă E-Faktura/SEF. Pentru configurarea conexiunii e necesară cheia API creată după înregistrarea în SEF, iar apoi datele comenzii pot fi transmise în formă structurată către sistem. Astfel de date pot fi, de exemplu, denumirea produsului, prețul unitar, cantitatea, conținutul de TVA, data livrării, termenul de plată sau contul bancar. Tocmai de aceea e important ca datele de comandă ale webshopului să fie corect structurate, pentru că ceea ce cere sistemul de facturare trebuie să vină de undeva automat.
La facturarea prin integrarea SEF, clientul trebuie să aibă cod fiscal și să fie înregistrat în sistemul SEF. Asta arată bine că procesul de facturare al unui webshop B2B poate fi semnificativ mai complex decât o simplă comandă de consum.
O comandă călătorește de fapt între mai multe sisteme
Cumpărătorul percepe din asta de regulă doar că apasă pe butonul Comand. În fundal însă, poate porni un proces mult mai complex:
Webshop → plată → gestionarea comenzii → facturare → contabilitate → logistică → raportare fiscală de date.
Valoarea unui sistem modern de magazin online nu se măsoară de aceea doar în șabloane sau în construcția paginilor de produs, ci și în sistemele de business externe cu care poate colabora. Printre integrările Sellvio, pe lângă Billingo și E-Faktura, se găsesc și mai multe alte soluții de facturare și ERP, de exemplu Számlázz.hu, Minimax, Calculus, Business Navigator sau Dyntell. Asta poate fi deosebit de importantă dacă vinzi în mai multe țări și nu folosești pe fiecare piață același sistem de fundal. Astfel, în diferite țări pot funcționa sisteme de facturare sau ERP diferite, în timp ce vânzarea poate fi gestionată în continuare din aceeași platformă de webshop.
La ce să fii atent înainte de conectarea facturării?
Integrarea tehnică merită construită doar atunci când procesul de facturare în sine e deja clar. Trebuie clarificat în prealabil, de exemplu, când să se întocmească factura: deja la sosirea comenzii, după plată sau abia la predarea coletului. La fel de important e de definit cum să gestioneze sistemul comenzile cu plata ramburs, stornările și rambursările, pentru că acestea fac parte din funcționarea de zi cu zi a comerțului electronic. La vânzarea în mai multe țări merită decis încă de la început și ce sistem de facturare va fi folosit pe fiecare piață. Nu e indiferent nici unde se află sursa primară de date. Numele, adresa, codul fiscal al clientului și valoarea comenzii să nu fie, pe cât posibil, evidențiate în mai multe sisteme, în formate diferite.
Cu cât aceste reguli sunt definite mai exact, cu atât mai ușor poate fi automatizat ulterior întregul proces de facturare.
Ce se întâmplă dacă în loc de 2 comenzi pe zi vei avea 200?
Facturarea manuală poate părea mult timp gestionabilă la un trafic mic, dar odată cu creșterea devine foarte repede un blocaj. Dacă întocmirea unei singure facturi durează doar două minute, la câteva comenzi pe zi asta înseamnă doar câteva minute de muncă, dar la două sute de comenzi deja multe ore de lucru. La comenzi de ordinul miilor, facturarea manuală ar necesita practic o echipă administrativă de sine stătătoare. Asta arată bine că automatizarea nu e doar o funcție de confort, ci una dintre condițiile tehnice ale creșterii.
Într-un sistem bine construit, creșterea volumului de comenzi nu vine la pachet cu o creștere în proporție similară a administrării. Exact asta face posibil ca webshopul să poată deservi eficient și un trafic mai mare.
Și Europa merge în această direcție
Rolul facturării electronice se va consolida, previzibil, în continuare în anii următori. Uniunea Europeană a adoptat în 2025 pachetul VAT in the Digital Age (ViDA), care transformă în mai multe etape sistemul de TVA al Uniunii. Conform calendarului actual, de la 1 iulie 2030, la tranzacțiile B2B transfrontaliere intră în vigoare noi cerințe de raportare digitală construite pe e-facturare.
În spatele schimbărilor stau nu doar considerente de reglementare, ci și economice. Potrivit calculelor Comisiei Europene, sistemul de raportare digitală construit pe e-facturare poate reduce pierderile din frauda de TVA cu până la 11 miliarde de euro anual, în timp ce costurile de administrare și conformare ale firmelor pot scădea cu peste 4,1 miliarde de euro.
Facturarea electronică e, deci, tot mai puțin o soluție tehnologică de sine stătătoare și devine tot mai mult parte organică a infrastructurii fiscale și de business europene.
Webshopul viitorului nu mișcă documente, ci date
Sistemele moderne de comerț electronic funcționează tot mai puțin ca aplicații de sine stătătoare. Webshopul gestionează comanda, furnizorul de plăți confirmă starea tranzacției, sistemul logistic urmărește coletul, iar programul de facturare întocmește documentul necesar sprijinindu-se pe aceste date.
Scopul e ca aceeași informație să nu trebuiască înregistrată din nou în mai multe sisteme. Pentru asta e nevoie de o platformă de webshop care nu încearcă să înlocuiască fiecare sistem de business extern, ci e capabilă să colaboreze fiabil cu ele. În Ungaria, asta poate caracteriza, de exemplu, legătura dintre Sellvio și Billingo, în Serbia conectarea Sellvio cu E-Faktura/SEF, iar pe alte piețe integrarea unui sistem local de facturare sau ERP.
Adevăratul avantaj nu îl dă, deci, o singură funcție, ci faptul că datele legate de comandă pot parcurge întregul proces fără intervenții manuale inutile.
Facturarea să nu fie blocajul creșterii
Într-un webshop care funcționează bine, facturarea nu trebuie să devină o sarcină administrativă separată la fiecare comandă. Cumpărătorul furnizează datele, comanda intră în sistem, iar de aici tehnologia trebuie să preia o parte cât mai mare din muncă.
La alegerea unei platforme de webshop nu merită să te uiți doar la cum pot fi construite paginile de produs sau cât de repede pot fi gestionate categoriile. O întrebare cel puțin la fel de importantă e ce se întâmplă după comandă și cât de automatizabile sunt facturarea, plata, logistica sau tocmai legătura cu sistemul ERP.
Sellvio oferă mai multe integrări de facturare și ERP, printre care și conexiunea cu Billingo din Ungaria și cu E-Faktura/SEF din Serbia. Astfel, și în cazul unui webshop care operează pe mai multe piețe poate fi construit un sistem de fundal care se adaptează proceselor financiare ale țării respective.
Scopul e, în fond, simplu: odată cu creșterea traficului să nu crească munca dedicată facturării.