Preseljenje webshopa djeluje kao tehnički zadatak: treba prenijeti proizvode, narudžbe i slike, povezati načine plaćanja, postaviti preusmjeravanja i novi sustav može krenuti – no kod podataka o kupcima riječ je o znatno više od običnog kopiranja podataka. U bazi podataka funkcionirajuće internetske trgovine mogu se nalaziti imena, e-mail adrese, telefonski brojevi, adrese za račun i dostavu, povijest narudžbi, marketinške privole, korisnički računi i autentifikacijski podaci. Kod veće internetske trgovine to može značiti stotine tisuća ili čak milijune podataka.
Ako je njihovo preseljenje loše organizirano, ne mora se dogoditi samo tehnička pogreška, nego i incident u zaštiti podataka, što nitko ne želi.
S gledišta GDPR-a, usto, nije važno samo kako će novi webshop raditi. I samo izvoženje, prijenos, privremena pohrana, uvoz i brisanje starih kopija radnje su obrade podataka.
GDPR vrijedi i tijekom migracije webshopa
Postoji temeljna postavka prema kojoj je GDPR-ov pojam obrade podataka namjerno širok. Obradom podataka ne smatra se samo situacija u kojoj webshop prikazuje ime kupca ili pohranjuje njegovu narudžbu; obrada se događa i kada se baza podataka kopira iz starog sustava, učita na migracijski poslužitelj, preda developeru, kada se preoblikuje struktura podataka ili kada se podaci učitavaju u novi sustav. Iz toga slijedi važno praktično pravilo: vlasnik webshopa ne smije migraciju tretirati kao da je ona isključivo stvar IT pružatelja usluga.
Ako trgovac određuje koje podatke kupaca obrađuje i u koju svrhu, u pravilu on i dalje ostaje voditelj obrade. Developer, hosting tvrtka ili pružatelj platforme koji provodi preseljenje u procesu obično sudjeluje kao izvršitelj obrade.
Prema smjernicama Europskog odbora za zaštitu podataka, odnos voditelja i izvršitelja obrade mora biti uređen odgovarajućim ugovorom o obradi podataka. U njemu, među ostalim, treba urediti predmet, trajanje i svrhu obrade, kategorije obuhvaćenih podataka, obveze u pogledu sigurnosti podataka te uvjete angažiranja podizvršitelja.
Migracijski rizik vrlo je stvaran
I u Mađarskoj je već bilo postupaka nadzornog tijela za zaštitu podataka izravno povezanih s preseljenjem baze podataka kupaca.
Mađarsko nadzorno tijelo NAIH u predmetu objavljenom 2025. godine istraživalo je incident u kojem je baza podataka sadržavala oko 3,6 milijuna osobnih podataka približno 900 tisuća osoba. Problem nije nastao zato što je netko uvezao pogrešne podatke. Vatrozid poslužitelja nakon ponovnog pokretanja podigao se s neispravnom konfiguracijom i neko je vrijeme omogućavao mrežni pristup koji nije smio postojati. Neispravno stanje trajalo je više dana i dogodilo se i neovlašteno dohvaćanje podataka; bili su obuhvaćeni imena, e-mail adrese, telefonski brojevi, kućne adrese i brojevi bankovnih računa.
Treba li nova privola zato što prelazimo na novi webshop sustav?
U pravilu ne. Ako tvrtka, primjerice, prelazi s jednog webshop sustava na drugi, time se pravna osnova obrade podataka kupaca ne mijenja automatski. Podatke ranije narudžbe webshop, primjerice, ne obrađuje zato što je kupac dao privolu, nego su u konkretnom slučaju potrebni za izvršenje ugovora ili ispunjenje neke pravne obveze. Sama zamjena tehnološkog sustava zbog toga još ne čini nužnim pribavljanje nove privole.
Drukčija je situacija ako se s promjenom platforme mijenja i sama obrada podataka. Primjerice, novi sustav počinje provoditi profiliranje kakvo u prethodnom nije postojalo, ili podatke kupaca neka nova tvrtka počinje koristiti u vlastite svrhe. Tada više ne govorimo o jednostavnoj tehničkoj migraciji. Pravnu osnovu, svrhe obrade i informiranje ispitanika treba ponovno preispitati.
Bit, dakle, nije u tome je li se promijenilo ime webshop sustava. Pitanje je je li se promijenio sadržaj obrade podataka.
Nije sigurno da treba preseliti sve
Prije migracije vrijedi postaviti naizgled jednostavno pitanje: trebaju li doista svi podaci koji se nalaze u starom sustavu?
U praksi baza podataka mnogih internetskih trgovina raste godinama. U međuvremenu u nju ulaze i podaci koji više nisu potrebni; mogu ostati stare privremene adrese, zastarjeli tehnički logovi, polja ranije ukinutih funkcija, napola dovršeni uvozi ili marketinške informacije čija je svrha obrade odavno prestala postojati.
Njihovo automatsko prenošenje nije dobra praksa. Iz GDPR-ova načela smanjenja količine podataka slijedi da vrijedi prenositi samo one osobne podatke koji su doista potrebni i u novom sustavu. Zato je preseljenje svrsishodno započeti inventurom podataka.
Treba pogledati koje podatke trenutačni webshop pohranjuje u korisničkim računima, što sadrže narudžbe, koji tehnički log podaci postoje, koje su marketinške privole vezane uz kupce te koje se autentifikacijske informacije nalaze u bazi podataka. Sljedeće je pitanje tek što od toga smije prijeći u novi sustav.
I marketinšku privolu treba migrirati, ne samo e-mail adresu
Posebno mnogo problema može izazvati baza podataka za newsletter. Webshopu je samo po sebi premalo da u novom sustavu uz određenog kupca stoji oznaka „prijavljen”. U konkretnom slučaju mora se moći dokazati i kada je i pod kojim okolnostima privola dana. Dobro vođen sustav zato ne pohranjuje samo e-mail adresu. Mogu se sačuvati vrijeme privole, njezin izvor i druge informacije koje kasnije mogu pomoći u dokazivanju njezine zakonitosti.
Isto vrijedi za odjavu. Izrazito neugodna situacija može nastati ako nakon preseljenja webshopa dio ranije odjavljenih kupaca ponovno počne primati marketinške poruke zato što su u novi sustav prenesene samo aktivne e-mail adrese, a zabrane nisu.
Pri migraciji je, dakle, informacija „ne želi marketing” barem jednako važna kao i sama adresa.
Lozinka nije polje koje se jednostavno kopira
Jedno od najosjetljivijih tehničkih pitanja preseljenja webshopa jest postupanje s korisničkim lozinkama.
U suvremenom sustavu lozinka se ne smije pohranjivati u čitljivom obliku. U idealnom slučaju ni sam operater webshopa ne može reći koju lozinku koristi određeni korisnik. Sustav umjesto toga pohranjuje hash lozinke. Kada se korisnik prijavljuje, od unesene lozinke istim se matematičkim postupkom izrađuje provjerljiva vrijednost koja se može usporediti s onom pohranjenom u bazi podataka. To na prvi pogled može djelovati kao tehnički detalj, no pri migraciji ima presudnu važnost.
Ako netko kaže: „izvezimo stare lozinke pa ih učitajmo u novi webshop”, možemo posumnjati na nesporazum – jer ako je doista riječ o čitljivim lozinkama, to predstavlja ozbiljan sigurnosni problem!
Ne može se svaki hash lozinke prenijeti bez problema
Idealan je slučaj kada novi sustav može raditi s formatom hasha lozinki koji je koristio stari webshop. Tada se može migrirati sam hash, a kupac se nakon preseljenja može prijaviti istom lozinkom. Za to je potrebno točno poznavati način rada prethodnog sustava.
Ako nova platforma ne podržava stari sustav, hashevi se u pravilu ne mogu jednostavno „konvertirati”. Upravo je u tome njihova bit: da se izvorna lozinka ne može rekonstruirati.
U takvom je slučaju često čišće i sigurnije rješenje preseliti korisničke račune tako da se od korisnika pri prvoj prijavi zatraži ponovno postavljanje lozinke. S gledišta korisničkog iskustva to nije savršeno, no sa sigurnosne je strane bolja odluka nego godinama održavati na životu zastarjelo rješenje upravljanja lozinkama samo zato da se ne bi morala tražiti nova lozinka.
Premda ovdje opisano može djelovati zastrašujuće, migracija između webshop sustava nakon odgovarajuće pripreme može se sigurno provesti; zatražite pomoć Sellvio tima ako se pojavi bilo kakva dvojba!