Kod online prodavnice koja tek počinje fakturisanje retko predstavlja ozbiljan izazov. Pri nekoliko porudžbina dnevno izrada i slanje dokumenata može se obaviti i ručno, ali je kod većeg prometa već potreban sasvim drugačiji sistem. Kod pedeset, sto ili čak više stotina porudžbina fakturisanje mora da radi brzo, precizno i po mogućstvu sa što manje ručnih intervencija.
Tada više nije najvažnije pitanje koji program za fakturisanje pravi lep PDF, već koliko ume da sarađuje sa web shopom, platnim sistemom, knjigovodstvom i rešenjima poreske uprave date zemlje. Što je obim porudžbina veći, to je važnije da iste podatke ne morate posebno unositi u više sistema.
Međunarodna prodaja donosi dodatne zadatke, jer se od zemlje do zemlje možete susresti sa različitim pravilima i sistemima. U Mađarskoj su, na primer, merodavni Billingo i sistem NAV Online Számla, dok je u Srbiji važan element elektronskog fakturisanja E-Faktura, zvaničnog naziva Sistem elektronskih faktura (SEF).
Iz ugla Sellvija elektronsko fakturisanje zato ne znači prosto povezivanje jedne spoljne usluge. Cilj je da podaci koji su već dostupni pri poručivanju automatski stignu u odgovarajući sistem za fakturisanje, odnosno da proces pouzdano funkcioniše i uz veći promet ili usluživanje više zemalja.
Fakturisanje je danas već deo infrastrukture web shopa
Mnogi trgovci fakturisanje i dalje tretiraju kao zaseban administrativni zadatak: stigne porudžbina, neko otvori program za fakturisanje, prekopira podatke, izradi dokument, pa ga pošalje kupcu. To kod manjeg prometa može da funkcioniše, ali svaki ručni korak povećava šansu za grešku, bilo da je reč o pogrešno ukucanom imenu, pogrešnom PIB-u, pogrešnom načinu plaćanja ili jednostavno o zaboravljenoj fakturi.
U dobro izgrađenom web shopu fakturisanje zato više nije zaseban proces. Faktura nastaje iz istih podataka koje je kupac već uneo prilikom poručivanja, pa nema potrebe za suvišnim kopiranjem podataka, a rizik od administrativnih grešaka znatno je manji.
U Sellvio sistemu porudžbine web shopa mogu se povezati sa podržanim sistemima za fakturisanje i upravljanje preduzećem. Dostupna su i mađarska i srpska rešenja, ali je važno uzeti u obzir da se pojedine integracije mogu razlikovati od zemlje do zemlje.
„Fakturisanje bez granica” ne znači univerzalan program za fakturisanje
Kod međunarodne prodaje nije nužno najbolje rešenje da jedan jedini sistem za fakturisanje pokušate da koristite u svakoj zemlji. Zahtevi u pogledu oporezivanja, fakturisanja i elektronskog dostavljanja podataka mogu se, naime, značajno razlikovati od tržišta do tržišta.
Sellvio zato gradi na integracijama različitim po zemljama. To dobro pokazuje kako vredi razmišljati o međunarodnom poslovanju: ne treba jedan program za fakturisanje nametati svakom tržištu, već izgraditi takvu web shop infrastrukturu koja može da se poveže sa finansijskim i fakturnim sistemima koji se koriste u datoj zemlji.
Elektronska faktura, onlajn program za fakturisanje i dostavljanje podataka NAV-u: nije isto
Ove pojmove vredi tretirati odvojeno, jer to što fakturu izdajete onlajn programom za fakturisanje još ne znači nužno da govorimo o elektronskoj fakturi u pravnom smislu. U Mađarskoj je, povrh toga, posebno pitanje i onlajn dostavljanje podataka o fakturama prema NAV-u.
Prema propisima NAV-a, podatke treba dostavljati o onim fakturama, dokumentima o izmeni i poništavanju na koje se odnose pravila fakturisanja mađarskog zakona o PDV-u. To se odvija kroz sistem Online Számla.
Kod elektronskih faktura uz to tokom roka čuvanja treba obezbediti verodostojnost porekla fakture, netaknutost njenog sadržaja i čitljivost. To više nisu prosti tehnički detalji, već osnovni zahtevi propisnog elektronskog fakturisanja. Dakle, elektronsko fakturisanje znači mnogo više od toga da fakturu kupcu pošaljete u PDF-u.
Billingo i Sellvio
Billingo je jedno od poznatih onlajn rešenja za fakturisanje mađarskih e-trgovaca, koje se preko API-ja može povezati sa web shopovima, CRM-ovima i drugim poslovnim sistemima. Uz pomoć aktuelnog REST API-ja 3.0 može se, između ostalog, automatizovati i izdavanje faktura.
U okruženju web shopa upravo je to suština. Ne računa se koliko brzo možete ručno napraviti fakturu u nekoliko klikova, već da li je uopšte potrebno da podatke već unete pri poručivanju ponovo unosite.
Kako sve to funkcioniše u Sellviju?
Za Billingo integraciju treba podesiti, između ostalog, V3 API ključ, blok faktura i rok plaćanja. Nakon toga fakturisanje se može pokrenuti direktno sa administrativnog interfejsa porudžbine.
Sistem podatke porudžbine potrebne za izradu fakture – na primer način plaćanja, datum isporuke, rok plaćanja, zaokruživanje ili napomenu – prosleđuje Billingu. Kreirani dokument zatim se pojavljuje i u Billingo nalogu, a dostupan je i u PDF formatu.
Prava prednost, međutim, nije sam PDF, već to što podatke koji u web shopu već postoje ne morate još jednom ručno obrađivati. Time program za fakturisanje od prostog administrativnog alata postaje prava integracija za e-trgovinu.
Devize, jezik i strani kupci
Možemo biti sigurni da se kod međunarodne prodaje brzo pojavljuju pitanja koja su kod domaćeg web shopa manje naglašena. Takvo je, na primer, fakturisanje u devizama, jezik fakture, rukovanje različitim načinima plaćanja, odnosno kako se odvija izmena ili storniranje porudžbine. Veoma je važno da to razjasnimo još pre pokretanja web shopa.
Billingo podržava i fakturisanje u više valuta, štaviše, kod pojedinih integracija postoji mogućnost i izdavanja višejezičnih faktura. Samo po sebi, međutim, međunarodni proces fakturisanja neće biti odgovarajući zato što sistem tehnički ume da izda fakturu u evrima. Primenljiva stopa PDV-a, korišćenje OSS-a, obaveza fakturisanja i propisi date ciljne zemlje uvek zavise od konkretnog poslovanja preduzeća. Tehnologija može da automatizuje pravilno postavljen proces, ali će isto tako dosledno sprovoditi i pogrešno podešavanje, pa na finansijska pitanja u svakom slučaju moramo imati siguran odgovor.
Pre ozbiljnijeg širenja u inostranstvo podešavanja fakturisanja i oporezivanja vredi dati na proveru i knjigovođi ili poreskom savetniku.
U Srbiji vas čeka malo drugačiji svet: E-Faktura i SEF
Ako prodajete i u Srbiji, brzo se možete susresti sa izrazima E-Faktura i SEF. Važno je, međutim, videti da to nije ista kategorija kao, na primer, Billingo: dok je potonji komercijalna platforma za fakturisanje i finansije, srpski Sistem elektronskih faktura (SEF) je državni sistem elektronskog fakturisanja.
SEF služi za slanje, prijem, obradu i čuvanje elektronskih faktura, a preko API veze može se povezati i sa spoljnim sistemima. To ujedno pokazuje kako se menja uloga fakturisanja: faktura je sve manje prost dokument, a sve više strukturirani podatak koji različiti sistemi automatski obrađuju.
Sellvio za srpske web shopove obezbeđuje i direktnu E-Faktura/SEF integraciju. Za podešavanje veze potreban je API ključ kreiran nakon SEF registracije, a zatim se podaci porudžbine u strukturiranom obliku mogu proslediti sistemu. Takav podatak može biti, na primer, naziv proizvoda, jedinična cena, količina, sadržaj PDV-a, datum isporuke, rok plaćanja ili bankovni račun. Upravo zato je važno da podaci porudžbina u web shopu budu odgovarajuće strukturirani, jer ono što sistem za fakturisanje traži mora odnekud automatski da stigne.
Kod fakturisanja kroz SEF integraciju klijent mora imati PIB i mora biti registrovan u SEF sistemu. To dobro dočarava da proces fakturisanja B2B web shopa može biti znatno složeniji od obične potrošačke porudžbine.
Jedna porudžbina zapravo putuje između više sistema
Kupac od toga uglavnom primećuje samo toliko da klikne na dugme Poruči. U pozadini, međutim, može da krene znatno složeniji proces:
Web shop → plaćanje → obrada porudžbine → fakturisanje → knjigovodstvo → logistika → dostavljanje poreskih podataka.
Vrednost savremenog sistema za online prodavnice zato se ne meri samo šablonima ili izgledom stranica proizvoda, već i time sa kojim spoljnim poslovnim sistemima ume da sarađuje. Među Sellvio integracijama, pored Billinga i E-Fakture, nalazi se i više drugih rešenja za fakturisanje i ERP, na primer Számlázz.hu, Minimax, Calculus, Business Navigator ili Dyntell. To može biti posebno važno ako prodajete u više zemalja i ne koristite na svakom tržištu isti pozadinski sistem. Tako u različitim zemljama može raditi različit sistem za fakturisanje ili upravljanje preduzećem, dok se prodaja i dalje vodi iz iste web shop platforme.
Na šta da pazite pre povezivanja fakturisanja?
Tehničku integraciju vredi postaviti tek onda kada je sam proces fakturisanja već jednoznačan. Unapred treba razjasniti, na primer, kada da nastane faktura: već pri prispeću porudžbine, nakon plaćanja ili tek pri slanju paketa. Isto tako je važno odrediti kako sistem da postupa sa porudžbinama sa pouzećem, stornima i povraćajima novca, jer su oni deo svakodnevnog funkcionisanja e-trgovine. Kod prodaje u više zemalja vredi već na početku odlučiti i koji će se sistem za fakturisanje koristiti na pojedinim tržištima. Nije svejedno ni gde se nalazi primarni izvor podataka. Ime kupca, adresa, PIB i iznos porudžbine po mogućstvu ne treba da budu evidentirani u više sistema, u različitim oblicima.
Što su ta pravila preciznije definisana, to se kasnije ceo proces fakturisanja lakše automatizuje.
Šta se dešava ako umesto 2 budete imali 200 porudžbina dnevno?
Ručno fakturisanje kod malog prometa dugo može delovati izvodljivo, ali sa rastom vrlo brzo postaje usko grlo. Ako izrada jedne jedine fakture traje svega dva minuta, kod nekoliko porudžbina dnevno to znači tek nekoliko minuta posla, ali kod dvesta porudžbina već mnogo radnih sati. Kod porudžbina reda veličine hiljadu, ručno fakturisanje bi praktično zahtevalo zaseban administrativni tim. To dobro pokazuje da automatizacija nije puka funkcija udobnosti, već jedan od tehničkih uslova rasta.
U dobro izgrađenom sistemu rast obima porudžbina ne prati srazmeran rast administracije. Upravo to omogućava da web shop i veći promet uslužuje efikasno.
I Evropa ide u tom pravcu
Uloga elektronskog fakturisanja u narednim godinama očekivano će dalje jačati. Evropska unija je 2025. usvojila paket VAT in the Digital Age (ViDA), koji u više faza preoblikuje sistem PDV-a u EU. Prema sadašnjem rasporedu, od 1. jula 2030. kod prekograničnih B2B transakcija stupaju na snagu novi digitalni zahtevi izveštavanja izgrađeni na e-fakturisanju.
Iza promena ne stoje samo regulatorni, već i ekonomski razlozi. Prema proračunima Evropske komisije, digitalni sistem izveštavanja izgrađen na e-fakturisanju može godišnje smanjiti gubitke od prevara sa PDV-om i do 11 milijardi evra, dok se administrativni troškovi i troškovi usklađivanja preduzeća mogu smanjiti za više od 4,1 milijardu evra.
Elektronsko fakturisanje, dakle, sve manje je zasebno tehnološko rešenje, a sve više postaje organski deo evropske poreske i korporativne infrastrukture.
Web shop budućnosti ne pomera dokumente, već podatke
Savremeni sistemi e-trgovine sve manje funkcionišu kao zasebne aplikacije. Web shop obrađuje porudžbinu, platni provajder javlja status transakcije, logistički sistem prati paket, a program za fakturisanje, oslanjajući se na te podatke, izrađuje potreban dokument.
Cilj je da istu informaciju ne morate ponovo unositi u više sistema. Za to je potrebna web shop platforma koja ne pokušava da zameni svaki spoljni poslovni sistem, već ume pouzdano da sarađuje sa njima. U Mađarskoj to može karakterisati, na primer, vezu Sellvija i Billinga, u Srbiji povezivanje Sellvija i E-Fakture/SEF-a, a na drugim tržištima integraciju nekog lokalnog sistema za fakturisanje ili ERP-a.
Pravu prednost, dakle, ne daje jedna jedina funkcija, već to što podaci vezani za porudžbinu mogu da prođu kroz ceo proces bez suvišne ručne intervencije.
Neka fakturisanje ne bude usko grlo rasta
U web shopu koji dobro radi fakturisanje ne sme kod svake porudžbine postajati zaseban administrativni zadatak. Kupac unese podatke, porudžbina uđe u sistem, a odatle tehnologija treba da preuzme što veći deo posla.
Pri izboru web shop platforme ne vredi gledati samo kako se grade stranice proizvoda ili koliko brzo se vode kategorije. Bar isto toliko važno pitanje je šta se dešava posle porudžbine i koliko se mogu automatizovati fakturisanje, plaćanje, logistika ili pak veza sa upravljanjem preduzećem.
Sellvio nudi više integracija za fakturisanje i ERP, među njima i mađarsku Billingo i srpsku E-Faktura/SEF vezu. Tako se i kod web shopa koji posluje na više tržišta može izgraditi pozadinski sistem koji se prilagođava finansijskim procesima date zemlje.
Cilj je na kraju krajeva jednostavan: sa rastom prometa neka ne raste posao utrošen na fakturisanje.