Pri zagonski spletni trgovini izdajanje računov le redko pomeni resen izziv. Pri nekaj naročilih na dan je izdelavo in pošiljanje dokumentov mogoče obvladati tudi ročno, pri večjem prometu pa je potreben povsem drugačen sistem. Pri petdesetih, sto ali celo več sto naročilih mora izdajanje računov delovati hitro, natančno in s čim manj ročnimi posegi.
Takrat najpomembnejše vprašanje ni več, kateri program za izdajanje računov ustvari lep PDF, temveč kako dobro zna sodelovati s spletno trgovino, plačilnim sistemom, računovodstvom in rešitvami davčnega organa posamezne države. Večji ko je obseg naročil, pomembneje je, da istih podatkov ni treba ločeno vnašati v več sistemov.
Mednarodna prodaja prinaša dodatne naloge, saj se lahko po državah srečate z različnimi pravili in sistemi. Na Madžarskem sta na primer odločilna Billingo in sistem NAV Online Számla, v Srbiji pa je pomemben element elektronskega izdajanja računov E-Faktura, z uradnim imenom Sistem elektronskih faktura (SEF).
S Sellviovega zornega kota elektronsko izdajanje računov zato ne pomeni zgolj priključitve zunanje storitve. Cilj je, da podatki, ki so na voljo že ob naročilu, samodejno prispejo v ustrezen sistem za izdajanje računov, in da proces zanesljivo deluje tudi ob večjem prometu ali pri oskrbovanju več držav.
Izdajanje računov je danes že del infrastrukture spletne trgovine
Veliko trgovcev izdajanje računov še vedno obravnava kot ločeno administrativno nalogo: prispe naročilo, nekdo odpre program za izdajanje računov, prekopira podatke, pripravi dokument in ga pošlje kupcu. To lahko deluje pri manjšem prometu, vendar vsak ročni korak povečuje možnost napake, pa naj gre za napačno zapisano ime, napačno davčno številko, napačen način plačila ali preprosto za pozabljen račun.
V dobro zgrajeni spletni trgovini izdajanje računov zato ni več ločen proces. Račun nastane iz istih podatkov, ki jih je kupec navedel že med naročanjem, tako da ni potrebno odvečno prepisovanje podatkov, tveganje administrativnih napak pa je bistveno manjše.
V Sellviovem sistemu je mogoče naročila spletne trgovine povezati s podprtimi sistemi za izdajanje računov in upravljanje podjetij. Na voljo so tako madžarske kot srbske rešitve, pri čemer pa je treba upoštevati, da se posamezne integracije lahko po državah razlikujejo.
»Izdajanje računov brez meja« ne pomeni univerzalnega programa za račune
Pri mednarodni prodaji ni nujno najboljša rešitev, da en sam sistem za izdajanje računov poskušate uporabljati v vseh državah. Davčne in računske zahteve ter zahteve glede elektronskega poročanja podatkov se namreč lahko po trgih bistveno razlikujejo.
Sellvio zato gradi na integracijah, ki se po državah razlikujejo. To dobro kaže, kako je smiselno razmišljati o mednarodnem delovanju: ne gre za to, da bi en sam program za račune vsilili vsem trgom, temveč za oblikovanje takšne infrastrukture spletne trgovine, ki se zna povezati s finančnimi in računskimi sistemi, ki se uporabljajo v posamezni državi.
Elektronski račun, spletni program za račune in poročanje podatkov NAV: ni isto
Te pojme je smiselno obravnavati ločeno, kajti to, da račun izdate s spletnim programom za izdajanje računov, še ne pomeni nujno, da gre za elektronski račun v pravnem smislu. Na Madžarskem je poleg tega ločeno vprašanje še spletno poročanje podatkov o računih davčnemu organu NAV.
Po predpisih NAV je treba poročati podatke o računih ter o dokumentih o spremembi in razveljavitvi, za katere veljajo pravila o izdajanju računov madžarskega zakona o DDV. To poteka prek sistema Online Számla.
Pri elektronskih računih je treba poleg tega v času hrambe zagotoviti pristnost izvora računa, celovitost njegove vsebine in njegovo berljivost. To niso več preproste tehnične podrobnosti, temveč temeljne zahteve zakonitega elektronskega izdajanja računov. Elektronsko izdajanje računov torej pomeni veliko več kot to, da račun kupcu pošljete v PDF-obliki.
Billingo in Sellvio
Billingo je ena znanih spletnih rešitev za izdajanje računov madžarskih e-trgovcev, ki jo je prek API-ja mogoče povezati s spletnimi trgovinami, CRM-i in drugimi poslovnimi sistemi. S trenutnim REST API 3.0 je med drugim mogoče avtomatizirati tudi izdajanje računov.
V okolju spletne trgovine je bistvo ravno v tem. Ne šteje, kako hitro znate z nekaj kliki ročno pripraviti račun, temveč to, ali je sploh potrebno, da podatke, navedene že ob naročilu, vnašate znova.
Kako vse to deluje v Sellviu?
Za integracijo Billingo je treba med drugim nastaviti API-ključ V3, blok računov in rok plačila. Nato je mogoče izdajanje računov sprožiti neposredno z administracijske površine naročila.
Sistem podatke naročila, potrebne za pripravo računa – na primer način plačila, datum dobave, rok plačila, zaokroževanje ali opombo – posreduje Billingu. Ustvarjeni dokument se nato pojavi tudi v računu Billingo in je na voljo tudi v PDF-obliki.
Prava prednost pa ni sam PDF, temveč to, da podatkov, ki so v spletni trgovini že na voljo, ni treba še enkrat ročno obdelati. Prav to program za izdajanje računov iz preprostega administrativnega orodja spremeni v pravo e-trgovinsko integracijo.
Valuta, jezik in tuji kupci
Lahko smo prepričani, da se pri mednarodni prodaji hitro pojavijo vprašanja, ki so pri domači spletni trgovini manj izpostavljena. Takšni so na primer izdajanje računov v tuji valuti, jezik računa, obravnava različnih načinov plačila ter to, kako poteka sprememba ali storniranje naročila. Zelo pomembno je, da to razjasnimo še pred zagonom spletne trgovine.
Billingo podpira tudi izdajanje računov v več valutah, pri določenih integracijah pa je mogoče izdajati celo večjezične račune. Samo zato, ker sistem tehnično zna izdati račun v evrih, pa mednarodni proces izdajanja računov še ne bo ustrezen. Veljavna stopnja DDV, uporaba OSS, obveznost izdajanja računov in predpisi posamezne ciljne države so vedno odvisni od konkretnega delovanja podjetja. Tehnologija lahko avtomatizira pravilno zasnovan proces, a enako dosledno prenaša naprej tudi napačno nastavitev, zato moramo imeti na finančna vprašanja v vsakem primeru zanesljiv odgovor.
Pred resnejšo širitvijo v tujino je nastavitve izdajanja računov in obdavčitve smiselno dati v pregled tudi računovodji ali davčnemu svetovalcu.
V Srbiji vas čaka nekoliko drugačen svet: E-Faktura in SEF
Če prodajate tudi v Srbiji, se lahko hitro srečate z izrazoma E-Faktura in SEF. Pomembno pa je videti, da to ni ista kategorija kot na primer Billingo: medtem ko je slednji komercialna platforma za izdajanje računov in finance, je srbski Sistem elektronskih faktura (SEF) državni sistem elektronskega izdajanja računov.
SEF je namenjen pošiljanju, prejemanju, obdelavi in hrambi elektronskih računov, prek API-povezave pa ga je mogoče povezati tudi z zunanjimi sistemi. To kaže tudi, kako se spreminja vloga izdajanja računov: račun je vse manj preprost dokument in vse bolj strukturiran podatek, ki ga različni sistemi obdelujejo samodejno.
Sellvio srbskim spletnim trgovinam zagotavlja tudi neposredno integracijo E-Faktura/SEF. Za nastavitev povezave je potreben API-ključ, ustvarjen po registraciji v SEF, nato pa je mogoče podatke naročila v strukturirani obliki posredovati sistemu. Takšni podatki so lahko na primer naziv izdelka, cena na enoto, količina, vsebnost DDV, datum dobave, rok plačila ali bančni račun. Prav zato je pomembno, da so podatki o naročilih v spletni trgovini ustrezno strukturirani, saj mora tisto, kar sistem za izdajanje računov zahteva, od nekod samodejno prispeti.
Pri izdajanju računov prek integracije SEF mora imeti stranka davčno številko in mora biti registrirana v sistemu SEF. To dobro ponazarja, da je lahko proces izdajanja računov v spletni trgovini B2B bistveno bolj zapleten od preprostega potrošniškega naročila.
Naročilo v resnici potuje med več sistemi
Kupec od tega večinoma zazna le toliko, da klikne na gumb Naroči. V ozadju pa se lahko sproži precej bolj zapleten proces:
Spletna trgovina → plačilo → upravljanje naročil → izdajanje računov → računovodstvo → logistika → poročanje davčnih podatkov.
Vrednost sodobnega sistema za spletne trgovine se zato ne meri le v predlogah ali oblikovanju strani izdelkov, temveč tudi v tem, s katerimi zunanjimi poslovnimi sistemi zna sodelovati. Med Sellviovimi integracijami je poleg Billinga in E-Fakture še več drugih rešitev za izdajanje računov in ERP, na primer Számlázz.hu, Minimax, Calculus, Business Navigator ali Dyntell. To je lahko še posebej pomembno, če prodajate v več državah in ne uporabljate na vseh trgih istega zalednega sistema. Tako lahko v različnih državah deluje različen sistem za izdajanje računov ali upravljanje podjetja, medtem ko prodajo še naprej upravljate z iste platforme za spletne trgovine.
Na kaj paziti pred priključitvijo izdajanja računov?
Tehnično integracijo se splača vzpostaviti šele takrat, ko je sam proces izdajanja računov že jasen. Vnaprej je treba razjasniti na primer, kdaj naj se račun pripravi: že ob prejemu naročila, po plačilu ali šele ob oddaji paketa. Enako pomembno je določiti, kako naj sistem obravnava naročila s plačilom po povzetju, stornacije in vračila denarja, saj so to deli vsakdanjega delovanja e-trgovine. Pri prodaji v več državah je smiselno že na začetku odločiti tudi, kateri sistem za izdajanje računov bo v uporabi na posameznih trgih. Prav tako ni vseeno, kje je primarni vir podatkov. Ime, naslov in davčna številka kupca ter znesek naročila naj po možnosti ne bodo vodeni v več sistemih v različnih oblikah.
Natančneje ko so ta pravila opredeljena, lažje je pozneje avtomatizirati celoten proces izdajanja računov.
Kaj se zgodi, če boste imeli namesto 2 naročil na dan 200?
Ročno izdajanje računov se pri majhnem prometu lahko dolgo zdi obvladljivo, z rastjo pa zelo hitro postane ozko grlo. Če priprava enega samega računa vzame le dve minuti, to pri nekaj naročilih na dan pomeni le nekaj minut dela, pri dvesto naročilih pa že veliko delovnih ur. Pri naročilih v tisočih bi ročno izdajanje računov praktično zahtevalo samostojno administrativno ekipo. To dobro kaže, da avtomatizacija ni zgolj funkcija za udobje, temveč eden od tehničnih pogojev rasti.
V dobro zgrajenem sistemu rast obsega naročil ne prinese sorazmerne rasti administracije. Prav to omogoča, da spletna trgovina tudi večji promet postreže učinkovito.
Tudi Evropa gre v to smer
Vloga elektronskega izdajanja računov se bo v prihodnjih letih predvidoma še krepila. Evropska unija je leta 2025 sprejela sveženj VAT in the Digital Age (ViDA), ki v več korakih preoblikuje sistem DDV v EU. Po trenutnem časovnem načrtu bodo s 1. julijem 2030 pri čezmejnih transakcijah B2B začele veljati nove digitalne zahteve glede poročanja, ki temeljijo na e-izdajanju računov.
Za spremembami ne stojijo le regulativni, temveč tudi gospodarski razlogi. Po izračunih Evropske komisije lahko digitalni sistem poročanja, ki temelji na e-izdajanju računov, izgube zaradi goljufij pri DDV letno zmanjša tudi za 11 milijard evrov, medtem ko se lahko administrativni in stroški skladnosti podjetij znižajo za več kot 4,1 milijarde evrov.
Elektronsko izdajanje računov je torej vse manj ločena tehnološka rešitev in vse bolj postaja sestavni del evropske davčne in podjetniške infrastrukture.
Spletna trgovina prihodnosti ne premika dokumentov, temveč podatke
Sodobni e-trgovinski sistemi vse manj delujejo kot ločene aplikacije. Spletna trgovina obravnava naročilo, plačilni ponudnik sporoči stanje transakcije, logistični sistem sledi paketu, program za izdajanje računov pa se opre na te podatke in pripravi potrebni dokument.
Cilj je, da iste informacije ni treba znova vnašati v več sistemov. Za to je potrebna platforma za spletne trgovine, ki ne poskuša nadomestiti vseh zunanjih poslovnih sistemov, temveč zna z njimi zanesljivo sodelovati. Na Madžarskem lahko to ponazarja na primer povezava med Sellviom in Billingom, v Srbiji povezava Sellvia z E-Fakturo/SEF, na drugih trgih pa integracija lokalnega sistema za izdajanje računov ali ERP.
Prave prednosti torej ne daje ena sama funkcija, temveč to, da lahko podatki, povezani z naročilom, prepotujejo celoten proces brez odvečnega ročnega posredovanja.
Izdajanje računov naj ne bo ozko grlo rasti
V dobro delujoči spletni trgovini izdajanje računov ne sme pri vsakem naročilu postati ločena administrativna naloga. Kupec navede podatke, naročilo pride v sistem, od tu naprej pa mora čim večji del dela prevzeti tehnologija.
Pri izbiri platforme za spletno trgovino ni smiselno gledati le, kako je mogoče zgraditi strani izdelkov ali kako hitro je mogoče upravljati kategorije. Vsaj tako pomembno vprašanje je, kaj se zgodi po naročilu in v kolikšni meri je mogoče avtomatizirati izdajanje računov, plačilo, logistiko ali ravno povezavo z upravljanjem podjetja.
Sellvio ponuja več integracij za izdajanje računov in ERP, med njimi madžarsko povezavo Billingo in srbsko povezavo E-Faktura/SEF. Tako je tudi pri spletni trgovini, ki deluje na več trgih, mogoče oblikovati zaledni sistem, ki se prilagaja finančnim procesom posamezne države.
Cilj je navsezadnje preprost: z rastjo prometa naj ne raste delo, vloženo v izdajanje računov.