V začínajúcom e-shope fakturácia len zriedka predstavuje vážnu výzvu. Pri niekoľkých objednávkach denne sa príprava a odosielanie dokladov dá zvládnuť aj manuálne, pri väčšom obrate je však už potrebný úplne iný systém. Pri päťdesiatich, sto či dokonca niekoľkých stovkách objednávok musí fakturácia fungovať rýchlo, presne a pokiaľ možno s čo najmenším počtom manuálnych zásahov.
Vtedy už nie je najdôležitejšou otázkou, ktorý fakturačný program robí pekné PDF, ale to, ako dokáže spolupracovať s e-shopom, platobným systémom, účtovníctvom a riešeniami daňového úradu danej krajiny. Čím väčší je objem objednávok, tým dôležitejšie je, aby tie isté údaje netrebalo zadávať osobitne vo viacerých systémoch.
Medzinárodný predaj prináša ďalšie úlohy, veď v jednotlivých krajinách sa môžeš stretnúť s odlišnými pravidlami a systémami. V Maďarsku je napríklad určujúce Billingo a systém NAV Online Számla, kým v Srbsku je dôležitým prvkom elektronickej fakturácie E-Faktura, oficiálnym názvom Sistem elektronskih faktura (SEF).
Z pohľadu Sellvia preto elektronická fakturácia neznamená jednoducho zapojenie externej služby. Cieľom je, aby sa údaje dostupné už pri objednávke automaticky dostali do správneho fakturačného systému a aby proces fungoval spoľahlivo aj pri väčšom obrate alebo obsluhe viacerých krajín.
Fakturácia je dnes už súčasťou infraštruktúry e-shopu
Mnohí obchodníci stále riešia fakturáciu ako samostatnú administratívnu úlohu: príde objednávka, niekto otvorí fakturačný program, prekopíruje údaje, pripraví doklad a potom ho pošle zákazníkovi. Pri menšom obrate to môže fungovať, ale každý manuálny krok zvyšuje šancu na chybu, či už ide o preklep v mene, zlé daňové číslo, chybnú platobnú metódu alebo jednoducho zabudnutú faktúru.
V dobre postavenom e-shope preto fakturácia už nie je samostatný proces. Faktúra vzniká z tých istých údajov, ktoré zákazník zadal už počas objednávky, takže nie je potrebné zbytočné kopírovanie dát a riziko administratívnych chýb je podstatne nižšie.
V systéme Sellvio sa objednávky e-shopu dajú prepojiť s podporovanými fakturačnými a ERP systémami. Dostupné sú maďarské aj srbské riešenia, zároveň je však dôležité brať do úvahy, že jednotlivé integrácie sa môžu v jednotlivých krajinách líšiť.
„Fakturácia bez hraníc“ neznamená univerzálny fakturačný program
Pri medzinárodnom predaji nie je nutne najlepším riešením snažiť sa používať jediný fakturačný systém v každej krajine. Daňové, fakturačné a elektronické vykazovacie požiadavky sa totiž môžu medzi trhmi výrazne líšiť.
Sellvio preto stavia na integráciách odlišných podľa krajín. To dobre ukazuje, ako sa oplatí uvažovať o medzinárodnom fungovaní: netreba jeden fakturačný program nasilu pretláčať na každý trh, ale vybudovať takú e-shopovú infraštruktúru, ktorá sa dokáže pripojiť k finančným a fakturačným systémom používaným v danej krajine.
Elektronická faktúra, online fakturačný program a vykazovanie dát úradu NAV: nie je to to isté
Tieto pojmy sa oplatí riešiť oddelene, pretože to, že faktúru vystavíš online fakturačným programom, ešte nutne neznamená elektronickú faktúru v právnom zmysle. V Maďarsku je navyše od toho oddelenou otázkou aj online vykazovanie fakturačných dát voči úradu NAV.
Podľa predpisov NAV treba poskytovať údaje o faktúrach, opravných a stornovacích dokladoch, na ktoré sa vzťahujú fakturačné pravidlá maďarského zákona o DPH. Deje sa to cez systém Online Számla.
Pri elektronických faktúrach treba okrem toho počas celej doby archivácie zabezpečiť hodnovernosť pôvodu faktúry, neporušenosť jej obsahu a čitateľnosť. To už nie sú jednoduché technické detaily, ale základné požiadavky riadnej elektronickej fakturácie. Elektronická fakturácia teda znamená oveľa viac než to, že faktúru pošleš zákazníkovi v PDF.
Billingo a Sellvio
Billingo je jedno zo známych online fakturačných riešení maďarských e-obchodníkov, ktoré sa cez API dá pripojiť k e-shopom, CRM systémom a ďalším biznis systémom. Pomocou aktuálneho REST API 3.0 sa dá okrem iného automatizovať aj vystavovanie faktúr.
V e-shopovom prostredí je podstata presne v tomto. Nezáleží na tom, ako rýchlo dokážeš pár kliknutiami vystaviť faktúru ručne, ale na tom, či je vôbec potrebné, aby si údaje zadané už pri objednávke zadával znova.
Ako to všetko funguje v Sellviu?
Pre integráciu Billingo treba okrem iného nastaviť V3 API kľúč, číselný rad faktúr a splatnosť. Následne sa fakturácia dá spustiť priamo z administračného rozhrania objednávky.
Systém odovzdá Billingu objednávkové údaje potrebné na prípravu faktúry – napríklad platobnú metódu, dátum dodania, splatnosť, zaokrúhľovanie alebo poznámku. Vytvorený dokument sa potom zobrazí aj v Billingo účte a je dostupný aj vo formáte PDF.
Skutočnou výhodou však nie je samotné PDF, ale to, že údaje dostupné v e-shope netreba ešte raz manuálne spracúvať. Tým sa fakturačný program mení z jednoduchého administratívneho nástroja na skutočnú e-commerce integráciu.
Mena, jazyk a zahraniční zákazníci
Môžeme si byť istí, že pri medzinárodnom predaji sa rýchlo vynoria otázky, ktoré sú pri domácom e-shope menej výrazné. Takou je napríklad fakturácia v cudzej mene, jazyk faktúry, práca s rôznymi platobnými metódami, alebo to, ako prebieha úprava či storno objednávky. Je veľmi dôležité vyjasniť si ich ešte pred spustením e-shopu.
Billingo podporuje fakturáciu vo viacerých menách, ba pri niektorých integráciách je možnosť vystavovať aj viacjazyčné faktúry. Samo osebe sa však medzinárodný fakturačný proces nestane správnym tým, že systém dokáže technicky vystaviť faktúru v eurách. Uplatniteľná sadzba DPH, používanie OSS, fakturačná povinnosť a predpisy danej cieľovej krajiny vždy závisia od konkrétneho fungovania firmy. Technológia dokáže automatizovať správne nastavený proces, ale rovnako dôsledne prenáša ďalej aj chybné nastavenie, preto musíme mať na finančné otázky v každom prípade istú odpoveď.
Pred vážnejšou zahraničnou expanziou sa oplatí dať fakturačné a daňové nastavenia skontrolovať aj účtovníkom alebo daňovým poradcom.
V Srbsku ťa čaká trochu iný svet: E-Faktura a SEF
Ak predávaš aj v Srbsku, rýchlo sa môžeš stretnúť s výrazmi E-Faktura a SEF. Dôležité je však vidieť, že nejde o rovnakú kategóriu ako napríklad Billingo: kým to druhé je komerčná fakturačná a finančná platforma, srbský Sistem elektronskih faktura (SEF) je štátny systém elektronickej fakturácie.
SEF slúži na odosielanie, prijímanie, spracovanie a uchovávanie elektronických faktúr a cez API spojenie sa dá prepojiť aj s externými systémami. To tiež ukazuje, ako sa mení rola fakturácie: faktúra je čoraz menej jednoduchým dokumentom, ale štruktúrovanými dátami, ktoré rôzne systémy automaticky spracúvajú.
Sellvio zabezpečuje pre srbské e-shopy aj priamu integráciu E-Faktura/SEF. Na nastavenie spojenia je potrebný API kľúč vytvorený po registrácii v SEF, následne sa údaje objednávky dajú odovzdávať systému v štruktúrovanej forme. Takým údajom môže byť napríklad názov produktu, jednotková cena, množstvo, obsah DPH, dátum dodania, splatnosť alebo bankový účet. Práve preto je dôležité, aby boli objednávkové dáta e-shopu správne štruktúrované, veď to, čo fakturačný systém žiada, musí odniekiaľ automaticky prísť.
Pri fakturácii cez integráciu SEF musí mať klient daňové číslo a musí byť registrovaný v systéme SEF. To dobre ilustruje, že fakturačný proces B2B e-shopu môže byť podstatne zložitejší než jednoduchá spotrebiteľská objednávka.
Objednávka v skutočnosti cestuje medzi viacerými systémami
Zákazník z toho väčšinou vníma len toľko, že klikne na tlačidlo Objednať. V pozadí sa však môže spustiť oveľa zložitejší proces:
E-shop → platba → správa objednávok → fakturácia → účtovníctvo → logistika → daňové vykazovanie.
Hodnota moderného e-shopového systému sa preto nemeria len šablónami alebo podobou produktových stránok, ale aj tým, s akými externými biznis systémami dokáže spolupracovať. Medzi integráciami Sellvia sa popri Billingu a E-Fakture nachádza aj viacero ďalších fakturačných a ERP riešení, napríklad Számlázz.hu, Minimax, Calculus, Business Navigator alebo Dyntell. To môže byť obzvlášť dôležité, ak predávaš vo viacerých krajinách a nie na každom trhu používaš rovnaký backendový systém. V rôznych krajinách tak môže fungovať odlišný fakturačný alebo ERP systém, zatiaľ čo predaj sa naďalej spravuje z tej istej e-shopovej platformy.
Na čo si daj pozor pred zapojením fakturácie?
Technickú integráciu sa oplatí budovať až vtedy, keď je samotný fakturačný proces už jednoznačný. Vopred treba vyjasniť napríklad to, kedy má faktúra vzniknúť: už pri prijatí objednávky, po zaplatení, alebo až pri odoslaní balíka. Rovnako dôležité je určiť, ako má systém riešiť dobierkové objednávky, storná a refundácie, veď tie sú súčasťou každodenného fungovania e-commerce. Pri predaji vo viacerých krajinách sa tiež oplatí hneď na začiatku rozhodnúť, ktorý fakturačný systém sa bude používať na jednotlivých trhoch. Nie je jedno ani to, kde sa nachádza primárny zdroj dát. Meno zákazníka, adresa, daňové číslo a suma objednávky by pokiaľ možno nemali byť evidované vo viacerých systémoch v odlišnej forme.
Čím presnejšie sú tieto pravidlá definované, tým ľahšie sa dá celý fakturačný proces neskôr automatizovať.
Čo sa stane, keď budeš mať namiesto 2 objednávok denne 200?
Manuálna fakturácia sa pri malom obrate môže dlho zdať zvládnuteľná, s rastom sa však veľmi rýchlo stáva úzkym hrdlom. Ak príprava jedinej faktúry zaberie len dve minúty, pri niekoľkých objednávkach denne to znamená iba pár minút práce, pri dvesto objednávkach však už mnoho pracovných hodín. Pri objednávkach v rádoch tisícov by ručná fakturácia prakticky vyžadovala samostatný administratívny tím. To dobre ukazuje, že automatizácia nie je len funkciou pre pohodlie, ale jednou z technických podmienok rastu.
V dobre postavenom systéme rast objemu objednávok nejde ruka v ruke s podobným rastom administratívy. Práve to umožňuje, aby e-shop dokázal efektívne obslúžiť aj väčší obrat.
Aj Európa smeruje týmto smerom
Rola elektronickej fakturácie sa v najbližších rokoch pravdepodobne ďalej posilní. Európska únia v roku 2025 prijala balík VAT in the Digital Age (ViDA), ktorý vo viacerých krokoch pretvára systém DPH v EÚ. Podľa aktuálneho harmonogramu vstúpia od 1. júla 2030 pri cezhraničných B2B transakciách do platnosti nové digitálne vykazovacie požiadavky postavené na e-fakturácii.
Za zmenami stoja nielen regulačné, ale aj ekonomické dôvody. Podľa výpočtov Európskej komisie môže digitálny vykazovací systém postavený na e-fakturácii znížiť straty z podvodov s DPH až o 11 miliárd eur ročne, zatiaľ čo administratívne náklady a náklady firiem na súlad s predpismi sa môžu znížiť o viac ako 4,1 miliardy eur.
Elektronická fakturácia je teda čoraz menej samostatným technologickým riešením a čoraz viac sa stáva organickou súčasťou európskej daňovej a firemnej infraštruktúry.
E-shop budúcnosti nepresúva dokumenty, ale dáta
Moderné e-commerce systémy fungujú čoraz menej ako samostatné aplikácie. E-shop spracuje objednávku, platobný poskytovateľ potvrdí stav transakcie, logistický systém sleduje balík a fakturačný program pripraví potrebný doklad opierajúc sa o tieto dáta.
Cieľom je, aby tú istú informáciu netrebalo nanovo zadávať vo viacerých systémoch. Na to je potrebná e-shopová platforma, ktorá sa nesnaží nahradiť každý externý biznis systém, ale dokáže s nimi spoľahlivo spolupracovať. V Maďarsku to môže charakterizovať napríklad spojenie Sellvia a Billinga, v Srbsku prepojenie Sellvia a E-Faktura/SEF a na iných trhoch integráciu miestneho fakturačného alebo ERP systému.
Skutočnú výhodu teda nedáva jediná funkcia, ale to, že dáta súvisiace s objednávkou dokážu prejsť celým procesom bez zbytočných manuálnych zásahov.
Fakturácia nech nie je úzkym hrdlom rastu
V dobre fungujúcom e-shope sa fakturácia nesmie stať pri každej objednávke samostatnou administratívnou úlohou. Zákazník zadá údaje, objednávka sa dostane do systému a odtiaľ musí čo najväčšiu časť práce prevziať technológia.
Pri výbere e-shopovej platformy sa oplatí pozerať nielen na to, ako sa dajú postaviť produktové stránky alebo ako rýchlo sa spravujú kategórie. Prinajmenšom rovnako dôležitou otázkou je, čo sa deje po objednávke a nakoľko sa dá automatizovať fakturácia, platba, logistika či prepojenie s ERP.
Sellvio ponúka viacero fakturačných a ERP integrácií, medzi nimi aj maďarské Billingo a srbské E-Faktura/SEF prepojenie. Tak sa aj pri e-shope fungujúcom na viacerých trhoch dá vybudovať backend, ktorý sa prispôsobuje finančným procesom danej krajiny.
Cieľ je napokon jednoduchý: s rastom obratu nech nerastie práca venovaná fakturácii.