Mutarea unui webshop pare o sarcină de natură tehnică: trebuie transferate produsele, comenzile, imaginile, trebuie conectate metodele de plată, făcute redirecționări, apoi poate porni noul sistem — în cazul datelor clienților însă e vorba deja de mult mai mult decât o simplă copiere de date. În baza de date a unui magazin online funcțional pot exista nume, adrese de e-mail, numere de telefon, adrese de facturare și de livrare, istoric de comenzi, acorduri de marketing, conturi de utilizator și date de autentificare. La un webshop mai mare, asta poate însemna o cantitate de date de ordinul sutelor de mii sau chiar al milioanelor.
Dacă mutarea acestora e prost organizată, nu doar o eroare tehnică se poate produce, ci poate avea loc și un incident de protecție a datelor, lucru pe care nu și-l dorește nimeni.
Din perspectiva GDPR, în plus, nu contează doar cum va funcționa noul webshop. Însăși exportarea, transmiterea, stocarea temporară, importarea și ștergerea copiilor vechi sunt operațiuni de prelucrare a datelor.
GDPR e valabil și pe durata migrării webshopului
Există o teză de bază conform căreia noțiunea de prelucrare a datelor din GDPR e intenționat largă. Nu doar atunci vorbim de prelucrare când un webshop afișează numele unui cumpărător sau îi stochează comanda; prelucrare de date are loc și atunci când baza de date e copiată din sistemul vechi, încărcată pe un server de migrare, predată unui dezvoltator, când se transformă structura de date sau se încarcă totul în noul sistem. De aici decurge o regulă practică importantă: proprietarul webshopului nu poate trata migrarea ca și cum ar fi exclusiv treaba furnizorului IT.
Dacă comerciantul e cel care stabilește ce date ale cumpărătorilor prelucrează și în ce scop, de regulă tot el rămâne operatorul de date. Dezvoltatorul care efectuează mutarea, firma de hosting sau furnizorul de platformă participă de obicei în proces ca persoană împuternicită de operator.
Potrivit ghidurilor Comitetului European pentru Protecția Datelor, relația dintre operator și persoana împuternicită trebuie reglementată printr-un contract de prelucrare a datelor corespunzător. În acesta trebuie reglementate, printre altele, obiectul, durata și scopul prelucrării, categoriile de date vizate, obligațiile de securitate a datelor și condițiile recurgerii la sub-împuterniciți.
Riscul de migrare e cât se poate de real
Și în Ungaria a existat deja o procedură a autorității de protecție a datelor legată în mod expres de mutarea unei baze de date de clienți.
Într-un caz făcut public în 2025, NAIH a investigat un incident în care o bază de date conținea aproximativ 3,6 milioane de date personale ale circa 900 de mii de persoane vizate. Problema nu a venit din faptul că cineva ar fi importat date greșite. Setarea de firewall a unui server a pornit, după o repornire, cu o configurație necorespunzătoare și a permis pentru o vreme un acces de rețea care n-ar fi trebuit să existe. Starea defectuoasă a persistat mai multe zile și a avut loc și o interogare neautorizată de date; au fost afectate nume, adrese de e-mail, numere de telefon, adrese de domiciliu și numere de cont bancar.
E nevoie de un nou consimțământ pentru că trecem pe un alt motor de webshop?
În general, nu. Dacă o firmă trece, de exemplu, de la un sistem de magazin online la altul, temeiul juridic al prelucrării datelor clienților nu se schimbă automat prin asta. Datele unei comenzi anterioare, de exemplu, nu sunt prelucrate de webshop pentru că clientul și-a dat consimțământul, ci pentru că, după caz, sunt necesare pentru executarea contractului sau pentru îndeplinirea unei obligații legale. Schimbarea sistemului tehnologic nu face, în sine, necesară obținerea unui nou consimțământ.
Altfel stau lucrurile dacă, odată cu schimbarea platformei, se schimbă și prelucrarea datelor în sine. De exemplu, noul sistem începe să facă o creare de profiluri care nu exista în cel vechi, sau datele clienților încep să fie folosite de o firmă nouă în scop propriu. Atunci nu mai vorbim de o simplă migrare tehnică. Temeiul juridic, scopurile prelucrării și informarea persoanelor vizate trebuie și ele reexaminate.
Esențialul nu e deci dacă s-a schimbat numele motorului de webshop. Întrebarea e dacă s-a schimbat conținutul prelucrării datelor.
Nu e sigur că totul trebuie mutat
Înainte de migrare merită pusă o întrebare aparent simplă: chiar e nevoie de toate datele care se găsesc în sistemul vechi?
În practică, baza de date a multor magazine online crește ani la rând. Între timp intră în ea și date de care nu mai e nevoie; pot rămâne acolo adrese temporare vechi, loguri tehnice depășite, câmpuri ale unor funcții desființate anterior, importuri lăsate la jumătate sau chiar informații de marketing al căror scop de prelucrare a încetat demult.
Preluarea lor automată nu e o practică bună. Din principiul minimizării datelor din GDPR rezultă că merită dus mai departe doar acel tip de date personale de care e cu adevărat nevoie și în noul sistem. De aceea mutarea e indicat să înceapă cu un inventar de date.
Trebuie văzut ce date stochează webshopul actual în conturile clienților, ce conțin comenzile, ce loguri tehnice există, ce acorduri de marketing sunt legate de clienți, respectiv ce informații de autentificare se găsesc în baza de date. Următoarea întrebare e deja doar care dintre acestea pot trece în noul sistem.
Și acordul de marketing trebuie migrat, nu doar adresa de e-mail
Deosebit de multe probleme poate crea baza de date de newsletter. Pentru un webshop nu e suficient, în sine, ca în noul sistem la clientul respectiv să figureze un marcaj „abonat”. După caz, trebuie să poți dovedi și când și în ce condiții a avut loc consimțământul. Un sistem bine ținut nu stochează de aceea doar adresa de e-mail. Pot rămâne momentul consimțământului, sursa lui și alte informații care pot ajuta mai târziu la dovedirea legalității acestuia.
Același lucru e valabil pentru dezabonare. Se poate crea o situație deosebit de neplăcută dacă, după mutarea unui webshop, o parte dintre clienții dezabonați anterior încep să primească din nou e-mailuri cu scop de marketing pentru că în noul sistem au trecut doar adresele de e-mail active, dar interdicțiile nu.
La migrare, deci, informația „nu dorește marketing” e cel puțin la fel de importantă ca adresa însăși.
Parola nu e un câmp care se copiază pur și simplu
Una dintre cele mai sensibile chestiuni tehnice ale mutărilor de webshop e gestionarea parolelor utilizatorilor.
Într-un sistem modern, parola nu trebuie stocată în formă lizibilă. În mod ideal, nici măcar operatorul webshopului nu poate spune ce parolă folosește un anumit utilizator. Sistemul stochează în schimb un hash de parolă. Când utilizatorul se autentifică, din parola introdusă se creează, cu același procedeu matematic, o valoare verificabilă, care poate fi comparată cu cea stocată în baza de date. La prima vedere poate părea un detaliu tehnic, la migrare însă are o importanță decisivă.
Dacă cineva spune „exportăm parolele vechi, apoi le încărcăm în noul webshop”, putem bănui o neînțelegere — căci dacă vorbim de parole reale, lizibile, asta înseamnă o problemă serioasă de securitate!
Nu orice hash de parolă poate fi transferat fără probleme
Cazul ideal e atunci când noul sistem poate gestiona formatul de hash de parole folosit de webshopul vechi. Atunci poate fi migrat hash-ul însuși, iar cumpărătorul se poate autentifica după mutare cu aceeași parolă. Pentru asta trebuie cunoscută exact funcționarea sistemului anterior.
Dacă noua platformă nu suportă sistemul vechi, hash-urile în general nu pot fi pur și simplu „convertite”. Tocmai asta e esența lor: parola originală să nu poată fi recuperată.
În astfel de cazuri, o soluție adesea mai curată și mai sigură e mutarea conturilor clienților astfel încât la prima autentificare să-i cerem utilizatorului o resetare de parolă. Din punct de vedere al experienței utilizatorului nu e perfect, dar din perspectiva securității e o decizie mai bună decât să ții în viață ani de zile o soluție depășită de gestionare a parolelor doar ca să nu trebuiască cerută o parolă nouă.
Deși cele descrise aici pot părea înfricoșătoare, migrarea între sisteme de webshop poate fi efectuată în siguranță după o cartografiere corespunzătoare; cere ajutorul echipei Sellvio dacă ți s-ar ivi orice îndoială!