U internetskoj trgovini koja tek kreće fakturiranje rijetko predstavlja ozbiljan izazov. Kod nekoliko narudžbi dnevno izrada i slanje dokumenata mogu se obaviti i ručno, no kod većeg prometa potreban je već posve drukčiji sustav. Kod pedeset, sto ili čak nekoliko stotina narudžbi fakturiranje mora funkcionirati brzo, točno i s što manje ručnih zahvata.
Tada najvažnije pitanje više nije koji program za fakturiranje izrađuje lijep PDF, nego koliko dobro surađuje s webshopom, sustavom plaćanja, knjigovodstvom i rješenjima porezne uprave dotične zemlje. Što je veći volumen narudžbi, to je važnije da iste podatke ne treba zasebno unositi u više sustava.
Međunarodna prodaja donosi dodatne zadatke, jer se po zemljama možete susresti s različitim pravilima i sustavima. U Mađarskoj su, primjerice, mjerodavni Billingo i sustav NAV Online Számla, dok je u Srbiji važan element elektroničkog fakturiranja E-Faktura, službenog naziva Sistem elektronskih faktura (SEF).
Iz Sellviove perspektive elektroničko fakturiranje zato ne znači jednostavno priključivanje vanjske usluge. Cilj je da podaci koji su dostupni već pri narudžbi automatski stignu u odgovarajući sustav fakturiranja te da proces pouzdano funkcionira i uz veći promet ili usluživanje više zemalja.
Fakturiranje je danas već dio infrastrukture webshopa
Mnogi trgovci fakturiranje još uvijek tretiraju kao zaseban administrativni zadatak: stigne narudžba, netko otvori program za fakturiranje, prekopira podatke, izradi dokument pa ga pošalje kupcu. To kod manjeg prometa može funkcionirati, ali svaki ručni korak povećava mogućnost pogreške, bilo da je riječ o pogrešno upisanom imenu, krivom poreznom broju, pogrešnom načinu plaćanja ili jednostavno o zaboravljenom računu.
U dobro izgrađenom webshopu fakturiranje zato više nije zaseban proces. Račun nastaje iz istih podataka koje je kupac već naveo tijekom naručivanja, pa nema potrebe za suvišnim kopiranjem podataka, a rizik administrativnih pogrešaka znatno je manji.
U Sellviovu sustavu narudžbe webshopa mogu se povezati s podržanim sustavima za fakturiranje i upravljanje poslovanjem. Dostupna su i mađarska i srpska rješenja, no važno je uzeti u obzir da se pojedine integracije po zemljama mogu razlikovati.
„Fakturiranje bez granica” ne znači univerzalan program za fakturiranje
Kod međunarodne prodaje nije nužno najbolje rješenje pokušati jedan jedini sustav fakturiranja koristiti u svim zemljama. Porezni, fakturni i zahtjevi elektroničkog izvještavanja mogu se, naime, po tržištima značajno razlikovati.
Sellvio se zato oslanja na integracije koje se razlikuju po zemljama. To dobro pokazuje kako vrijedi razmišljati o međunarodnom poslovanju: ne treba jedan program za fakturiranje nametati svim tržištima, nego izgraditi webshop-infrastrukturu koja se može povezati s financijskim i fakturnim sustavima koji se koriste u dotičnoj zemlji.
Elektronički račun, online program za fakturiranje i dostava podataka NAV-u: nisu isto
Te pojmove vrijedi tretirati odvojeno, jer to što račun izdajete online programom za fakturiranje još ne znači nužno da je riječ o elektroničkom računu u pravnom smislu. U Mađarskoj je k tome zasebno pitanje i online dostava podataka o računima prema NAV-u.
Prema NAV-ovim propisima podatke treba dostaviti o onim računima, dokumentima o izmjeni i poništenju na koje se odnose pravila fakturiranja mađarskog zakona o PDV-u. To se odvija putem sustava Online Számla.
Kod elektroničkih računa uz to tijekom razdoblja čuvanja treba osigurati vjerodostojnost podrijetla računa, cjelovitost njegova sadržaja i čitljivost. To više nisu jednostavni tehnički detalji, nego temeljni zahtjevi propisnog elektroničkog fakturiranja. Elektroničko fakturiranje, dakle, znači znatno više od toga da račun kupcu pošaljete u PDF-u.
Billingo i Sellvio
Billingo je jedno od poznatih online rješenja za fakturiranje mađarskih e-trgovaca, koje se putem API-ja može povezati s webshopovima, CRM-ovima i drugim poslovnim sustavima. Uz pomoć aktualnog REST API-ja 3.0 može se, među ostalim, automatizirati i izdavanje računa.
U webshop-okruženju upravo je to bit. Nije važno koliko brzo u nekoliko klikova možete ručno izraditi račun, nego to je li uopće potrebno da podatke, već navedene pri narudžbi, ponovno unosite.
Kako sve to funkcionira u Sellviu?
Za Billingo-integraciju treba, među ostalim, postaviti V3 API-ključ, blok računa i rok plaćanja. Nakon toga fakturiranje se može pokrenuti izravno s administracijskog sučelja narudžbe.
Sustav podatke narudžbe potrebne za izradu računa – primjerice način plaćanja, datum isporuke, rok plaćanja, zaokruživanje ili napomenu – prosljeđuje Billingu. Stvoreni dokument zatim se pojavljuje i u Billingo-računu te je dostupan i u PDF formatu.
Prava prednost ipak nije sam PDF, nego to što podatke koji u webshopu već postoje ne treba još jednom ručno obrađivati. Time program za fakturiranje od običnog administrativnog alata postaje prava e-trgovinska integracija.
Valute, jezik i inozemni kupci
Možemo biti sigurni da se kod međunarodne prodaje brzo pojavljuju pitanja koja su kod domaćeg webshopa manje naglašena. Takvo je, primjerice, fakturiranje u stranoj valuti, jezik računa, upravljanje različitim načinima plaćanja te način na koji se narudžba mijenja ili stornira. Vrlo je važno da to razjasnimo još prije pokretanja webshopa.
Billingo podržava i fakturiranje u više valuta, štoviše, kod određenih integracija postoji mogućnost izdavanja višejezičnih računa. Sam po sebi, međutim, međunarodni proces fakturiranja neće biti ispravan samo zato što sustav tehnički može izdati račun u eurima. Primjenjiva stopa PDV-a, korištenje OSS-a, obveza fakturiranja i propisi dotične ciljne zemlje uvijek ovise o konkretnom poslovanju poduzeća. Tehnologija može automatizirati ispravno postavljen proces, ali jednako dosljedno prenosi dalje i pogrešnu postavku, pa na financijska pitanja u svakom slučaju moramo imati siguran odgovor.
Prije ozbiljnijeg širenja u inozemstvo postavke fakturiranja i oporezivanja vrijedi dati na provjeru i knjigovođi ili poreznom savjetniku.
U Srbiji vas čeka pomalo drukčiji svijet: E-Faktura i SEF
Ako prodajete i u Srbiji, brzo se možete susresti s izrazima E-Faktura i SEF. Važno je, međutim, vidjeti da to nije ista kategorija kao, primjerice, Billingo: dok je potonji komercijalna platforma za fakturiranje i financije, srpski Sistem elektronskih faktura (SEF) državni je sustav elektroničkog fakturiranja.
SEF služi za slanje, primanje, obradu i pohranu elektroničkih računa, a putem API-veze može se povezati i s vanjskim sustavima. To ujedno pokazuje kako se mijenja uloga fakturiranja: račun je sve manje običan dokument, a sve više strukturirani podatak koji različiti sustavi automatski obrađuju.
Sellvio za srbijanske webshopove osigurava i izravnu E-Faktura/SEF integraciju. Za postavljanje veze potreban je API-ključ stvoren nakon SEF-registracije, a nakon toga podaci narudžbe mogu se u strukturiranom obliku prosljeđivati prema sustavu. Takav podatak može biti, primjerice, naziv proizvoda, jedinična cijena, količina, sadržaj PDV-a, datum isporuke, rok plaćanja ili bankovni račun. Upravo je zato važno da podaci o narudžbama u webshopu budu prikladno strukturirani, jer ono što sustav fakturiranja traži mora odnekud automatski stizati.
Kod fakturiranja putem SEF-integracije klijent mora imati porezni broj i mora biti registriran u sustavu SEF. To dobro ilustrira da proces fakturiranja B2B webshopa može biti znatno složeniji od jednostavne potrošačke narudžbe.
Jedna narudžba zapravo putuje između više sustava
Kupac od toga uglavnom primijeti samo to da klikne na gumb Naručujem. U pozadini se, međutim, može pokrenuti znatno složeniji proces:
Webshop → plaćanje → upravljanje narudžbama → fakturiranje → knjigovodstvo → logistika → dostava poreznih podataka.
Vrijednost suvremenog sustava za internetske trgovine zato se ne mjeri samo u predlošcima ili oblikovanju stranica proizvoda, nego i u tome s kojim vanjskim poslovnim sustavima može surađivati. Među Sellviovim integracijama uz Billingo i E-Fakturu nalazi se i više drugih rješenja za fakturiranje i ERP, primjerice Számlázz.hu, Minimax, Calculus, Business Navigator ili Dyntell. To može biti osobito važno ako prodajete u više zemalja i ne koristite na svakom tržištu isti pozadinski sustav. Tako u različitim zemljama može raditi različit sustav fakturiranja ili upravljanja poslovanjem, dok se prodajom i dalje upravlja s iste webshop-platforme.
Na što paziti prije priključivanja fakturiranja?
Tehničku integraciju vrijedi uspostaviti tek onda kada je sam proces fakturiranja već jednoznačan. Unaprijed treba razjasniti, primjerice, kada se račun treba izraditi: već pri zaprimanju narudžbe, nakon plaćanja ili tek pri predaji paketa. Jednako je važno odrediti kako sustav treba tretirati narudžbe s pouzećem, storna i povrate novca, jer su oni dio svakodnevnog funkcioniranja e-trgovine. Kod prodaje u više zemalja već na početku vrijedi odlučiti i koji će se sustav fakturiranja koristiti na pojedinim tržištima. Nije svejedno ni gdje se nalazi primarni izvor podataka. Ime, adresa i porezni broj kupca te iznos narudžbe po mogućnosti ne smiju biti evidentirani u više sustava, u različitim oblicima.
Što su ta pravila preciznije definirana, to se cijeli proces fakturiranja kasnije lakše automatizira.
Što se događa ako umjesto 2 narudžbe dnevno budete imali njih 200?
Ručno fakturiranje kod malog prometa dugo može djelovati podnošljivo, no s rastom vrlo brzo postaje usko grlo. Ako izrada jednog jedinog računa traje svega dvije minute, kod nekoliko narudžbi dnevno to znači tek nekoliko minuta posla, no kod dvjesto narudžbi već mnogo radnih sati. Kod narudžbi u tisućama ručno bi fakturiranje praktički zahtijevalo zaseban administrativni tim. To dobro pokazuje da automatizacija nije puka funkcija udobnosti, nego jedan od tehničkih preduvjeta rasta.
U dobro izgrađenom sustavu rast volumena narudžbi ne prati sličan rast administracije. Upravo to omogućuje da webshop i veći promet može učinkovito usluživati.
I Europa ide u tom smjeru
Uloga elektroničkog fakturiranja u sljedećim će godinama po svemu sudeći dodatno jačati. Europska unija 2025. je usvojila paket VAT in the Digital Age (ViDA), koji u više koraka preoblikuje sustav PDV-a u EU-u. Prema trenutačnom rasporedu, od 1. srpnja 2030. kod prekograničnih B2B transakcija stupaju na snagu novi digitalni zahtjevi izvještavanja izgrađeni na e-fakturiranju.
Iza promjena ne stoje samo regulatorni, nego i gospodarski razlozi. Prema izračunima Europske komisije, digitalni sustav izvještavanja izgrađen na e-fakturiranju gubitke od prijevara s PDV-om može smanjiti i do 11 milijardi eura godišnje, dok se administrativni troškovi i troškovi usklađivanja poduzeća mogu smanjiti za više od 4,1 milijardu eura.
Elektroničko fakturiranje, dakle, sve je manje zasebno tehnološko rješenje, a sve više postaje sastavni dio europske porezne i korporativne infrastrukture.
Webshop budućnosti ne premješta dokumente, nego podatke
Suvremeni sustavi e-trgovine sve manje funkcioniraju kao zasebne aplikacije. Webshop obrađuje narudžbu, pružatelj platnih usluga javlja status transakcije, logistički sustav prati paket, a program za fakturiranje oslanjajući se na te podatke izrađuje potreban dokument.
Cilj je da istu informaciju ne treba ponovno unositi u više sustava. Za to je potrebna webshop-platforma koja ne pokušava zamijeniti svaki vanjski poslovni sustav, nego je sposobna pouzdano surađivati s njima. U Mađarskoj to može obilježavati, primjerice, veza Sellvia i Billinga, u Srbiji povezivanje Sellvia i E-Fakture/SEF-a, a na drugim tržištima integracija lokalnog sustava fakturiranja ili ERP-a.
Pravu prednost, dakle, ne daje jedna jedina funkcija, nego to što podaci vezani uz narudžbu mogu proći kroz cijeli proces bez suvišnih ručnih zahvata.
Fakturiranje neka ne bude usko grlo rasta
U webshopu koji dobro funkcionira fakturiranje ne smije kod svake narudžbe postajati zaseban administrativni zadatak. Kupac navede podatke, narudžba ulazi u sustav, a od tog trenutka tehnologija treba preuzeti što veći dio posla.
Pri odabiru webshop-platforme ne vrijedi gledati samo kako se mogu izgraditi stranice proizvoda ili koliko se brzo mogu obrađivati kategorije. Barem je jednako važno pitanje što se događa nakon narudžbe i koliko se mogu automatizirati fakturiranje, plaćanje, logistika ili pak veza s upravljanjem poslovanjem.
Sellvio nudi više integracija za fakturiranje i ERP, među njima i mađarsku Billingo- te srbijansku E-Faktura/SEF-vezu. Tako se i kod webshopa koji posluje na više tržišta može izgraditi pozadinski sustav koji se prilagođava financijskim procesima dotične zemlje.
Cilj je u konačnici jednostavan: s rastom prometa neka ne raste posao utrošen na fakturiranje.