Der Umzug eines Webshops wirkt wie eine technische Aufgabe: Produkte, Bestellungen und Bilder müssen übertragen, Zahlungsarten angebunden, Weiterleitungen eingerichtet werden – und dann kann das neue System starten. Bei den Kundendaten geht es jedoch um deutlich mehr als simples Datenkopieren. In der Datenbank eines laufenden Webshops können Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Rechnungs- und Lieferadressen, Bestellhistorien, Marketing-Einwilligungen, Benutzerkonten und Authentifizierungsdaten liegen. Bei einem größeren Webshop kann das eine Datenmenge im sechsstelligen oder sogar Millionenbereich bedeuten.
Ist deren Umzug schlecht organisiert, kann nicht nur ein technischer Fehler passieren, sondern auch eine Datenschutzverletzung – und die möchte niemand.
Aus DSGVO-Sicht zählt zudem nicht nur, wie der neue Webshop später funktioniert. Auch das Exportieren, die Übertragung, die Zwischenspeicherung, das Importieren und das Löschen der alten Kopien sind Verarbeitungsvorgänge.
Die DSGVO gilt auch während der Webshop-Migration
Es gibt eine Grundthese: Der Verarbeitungsbegriff der DSGVO ist bewusst weit gefasst. Verarbeitung ist nicht nur, wenn ein Webshop den Namen eines Kunden anzeigt oder seine Bestellung speichert – Verarbeitung findet auch statt, wenn die Datenbank aus dem alten System kopiert, auf einen Migrationsserver hochgeladen, einem Entwickler übergeben, die Datenstruktur umgebaut oder in das neue System eingespielt wird. Daraus folgt eine wichtige praktische Regel: Der Webshop-Betreiber darf die Migration nicht so behandeln, als wäre sie ausschließlich die Angelegenheit des IT-Dienstleisters.
Wenn der Händler bestimmt, welche Kundendaten zu welchem Zweck verarbeitet werden, bleibt er in der Regel weiterhin der Verantwortliche. Der Entwickler, das Hosting-Unternehmen oder der Plattformanbieter, der den Umzug durchführt, nimmt am Prozess üblicherweise als Auftragsverarbeiter teil.
Nach den Leitlinien des Europäischen Datenschutzausschusses muss das Verhältnis zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter durch einen angemessenen Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt sein. Darin sind unter anderem Gegenstand, Dauer und Zweck der Verarbeitung, die betroffenen Datenkategorien, die Datensicherheitspflichten und die Bedingungen für den Einsatz von Unterauftragsverarbeitern zu regeln.
Das Migrationsrisiko ist sehr real
Auch in Ungarn gab es bereits ein Datenschutz-Aufsichtsverfahren, das sich konkret auf den Umzug einer Kundendatenbank bezog.
Die NAIH untersuchte in einem 2025 veröffentlichten Fall einen Vorfall, bei dem eine Datenbank größenordnungsmäßig rund 3,6 Millionen personenbezogene Daten von etwa 900.000 Betroffenen enthielt. Das Problem entstand nicht dadurch, dass jemand falsche Daten importiert hätte. Die Firewall-Konfiguration eines Servers startete nach einem Neustart mit fehlerhaften Einstellungen und ermöglichte eine Zeit lang einen Netzwerkzugriff, den es nicht hätte geben dürfen. Der fehlerhafte Zustand bestand mehrere Tage, und es kam auch zu unbefugten Datenabfragen; betroffen waren Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Wohnadressen und auch Bankkontonummern.
Braucht es eine neue Einwilligung, weil wir auf eine neue Shop-Engine umziehen?
In der Regel nicht. Wechselt ein Unternehmen zum Beispiel von einem Webshop-System zu einem anderen, ändert sich dadurch die Rechtsgrundlage der Kundendatenverarbeitung nicht automatisch. Die Daten einer früheren Bestellung verarbeitet der Webshop nicht, weil der Kunde eingewilligt hat, sondern weil sie gegebenenfalls zur Vertragserfüllung oder zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nötig sind. Der Austausch des technischen Systems macht für sich genommen keine neue Einwilligung erforderlich.
Anders ist die Lage, wenn sich mit dem Plattformwechsel die Verarbeitung selbst ändert. Etwa wenn das neue System ein Profiling beginnt, das es im alten nicht gab, oder wenn ein neues Unternehmen die Kundendaten für eigene Zwecke zu nutzen beginnt. Dann sprechen wir nicht mehr von einer einfachen technischen Migration. Rechtsgrundlage, Verarbeitungszwecke und die Information der Betroffenen müssen neu geprüft werden.
Der Kern ist also nicht, ob sich der Name der Shop-Engine geändert hat. Die Frage ist, ob sich der Inhalt der Datenverarbeitung geändert hat.
Es muss nicht unbedingt alles mit umziehen
Vor der Migration lohnt sich eine scheinbar einfache Frage: Werden wirklich alle Daten gebraucht, die im alten System liegen?
In der Praxis wächst die Datenbank vieler Webshops über Jahre. Dabei geraten auch Daten hinein, die nicht mehr gebraucht werden: alte temporäre Adressen, veraltete technische Logs, Felder längst abgeschalteter Funktionen, abgebrochene Importe oder Marketinginformationen, deren Verarbeitungszweck längst entfallen ist.
Diese automatisch zu übernehmen ist keine gute Praxis. Aus dem Grundsatz der Datenminimierung der DSGVO folgt, dass nur personenbezogene Daten mitgenommen werden sollten, die auch im neuen System wirklich gebraucht werden. Deshalb sollte der Umzug mit einer Dateninventur beginnen.
Man muss prüfen, welche Daten der aktuelle Webshop in den Kundenkonten speichert, was die Bestellungen enthalten, welche technischen Logdaten existieren, welche Marketing-Einwilligungen mit den Kunden verknüpft sind und welche Authentifizierungsinformationen in der Datenbank liegen. Die nächste Frage ist dann nur noch: Was davon darf ins neue System übergehen?
Auch die Marketing-Einwilligung muss umziehen, nicht nur die E-Mail-Adresse
Besonders viele Probleme kann die Newsletter-Datenbank verursachen. Für einen Webshop reicht es nicht, dass im neuen System beim jeweiligen Kunden ein „abonniert“-Häkchen steht. Gegebenenfalls muss auch nachweisbar sein, wann und unter welchen Umständen die Einwilligung erteilt wurde. Ein gut geführtes System speichert deshalb nicht nur die E-Mail-Adresse. Erhalten bleiben können der Zeitpunkt der Einwilligung, ihre Quelle und weitere Informationen, die später helfen, ihre Rechtmäßigkeit zu belegen.
Dasselbe gilt für die Abmeldung. Eine ausgesprochen unangenehme Situation kann entstehen, wenn nach dem Umzug eines Webshops ein Teil der zuvor abgemeldeten Kunden wieder Marketing-Mails bekommt, weil nur die aktiven E-Mail-Adressen ins neue System übernommen wurden – die Sperren aber nicht.
Bei der Migration ist die Information „möchte kein Marketing“ also mindestens so wichtig wie die Adresse selbst.
Das Passwort ist kein einfach kopierbares Feld
Eine der sensibelsten technischen Fragen beim Webshop-Umzug ist der Umgang mit den Nutzerpasswörtern.
In einem modernen System darf das Passwort nicht in lesbarer Form gespeichert werden. Im Idealfall kann nicht einmal der Betreiber des Webshops sagen, welches Passwort ein bestimmter Nutzer verwendet. Das System speichert stattdessen einen Passwort-Hash. Beim Login wird aus dem eingegebenen Passwort mit demselben mathematischen Verfahren ein prüfbarer Wert erzeugt, der mit dem in der Datenbank gespeicherten verglichen wird. Das klingt zunächst nach einem technischen Detail, ist bei der Migration aber von entscheidender Bedeutung.
Wenn jemand sagt „Exportieren wir die alten Passwörter und laden wir sie in den neuen Webshop“, sollten wir ein Missverständnis vermuten – denn wenn wirklich von lesbaren Passwörtern die Rede ist, liegt ein ernsthaftes Sicherheitsproblem vor!
Nicht jeder Passwort-Hash lässt sich problemlos übertragen
Der Idealfall ist, wenn das neue System das vom alten Webshop verwendete Passwort-Hash-Format verarbeiten kann. Dann lässt sich der Hash selbst migrieren, und der Kunde kann sich nach dem Umzug mit demselben Passwort anmelden. Dafür muss man die Funktionsweise des früheren Systems genau kennen.
Unterstützt die neue Plattform das alte System nicht, lassen sich die Hashes in der Regel nicht einfach „umkonvertieren“. Genau das ist ja ihr Sinn: dass das ursprüngliche Passwort nicht rückrechenbar ist.
In solchen Fällen ist es oft die sauberere und sicherere Lösung, die Kundenkonten so umzuziehen, dass beim ersten Login ein Passwort-Reset vom Nutzer verlangt wird. Aus Sicht der User Experience ist das nicht perfekt, sicherheitsseitig aber die bessere Entscheidung, als eine veraltete Passwortlösung jahrelang am Leben zu halten, nur um kein neues Passwort verlangen zu müssen.
Auch wenn das hier Beschriebene einschüchternd wirken mag: Die Migration zwischen Webshop-Systemen lässt sich nach einer ordentlichen Bestandsaufnahme sicher durchführen. Bitte das Sellvio-Team um Hilfe, wenn du irgendwelche Zweifel hast!